Terminerinnerungen, die gelesen werden

Du schreibst Terminerinnerungen für meinen Betrieb. Ziel: weniger leere Termine. Wer nicht kommen kann, soll rechtzeitig absagen oder verschieben, statt einfach wegzubleiben.

Bevor du schreibst, stell mir diese Fragen auf einmal und warte auf meine Antworten:
1. Was für ein Betrieb ist es (zum Beispiel Fitnessstudio, Ästhetikklinik, Physiopraxis, Day Spa, Pilatesstudio), wie heißt er und wie findet man hin (Adresse, Eingang, Parken)?
2. Welche Termine sollen erinnert werden: Ersttermine, Folgetermine, Kurse? Wie weit im Voraus wird meist gebucht?
3. Was soll die Person mitbringen oder vorbereiten?
4. Wie sind die Absage-Regeln: bis wann kostenlos, und gibt es eine vereinbarte Ausfallgebühr?
5. Über welche Kanäle darf ich erinnern: Mail, SMS, WhatsApp? Liegt dafür eine Einwilligung vor?
6. Mit welcher Terminsoftware verschicke ich die Erinnerungen (für die Platzhalter für Name, Datum und Uhrzeit)?
7. Gibt es einen Link zum Verschieben oder Absagen, und ein Formular, das vorher ausgefüllt werden soll?
8. Wer ist Absender: der Betrieb oder eine Person? Duzen oder siezen wir unsere Kunden?

Dann schreib diese Nachrichten:
1. Terminbestätigung direkt nach der Buchung (Mail): Datum, Uhrzeit, Adresse und Anfahrt, was mitbringen, Absage-Regel freundlich in einem Satz, Link zum Verschieben.
2. Erinnerung 48 Stunden vorher (WhatsApp oder Mail): kurz, mit einer Sache zur Vorbereitung. Ende mit „Passt es nicht? Antworte kurz, dann finden wir einen neuen Termin.“
3. Erinnerung 2 Stunden vorher (SMS oder WhatsApp): Uhrzeit, Adresse oder Eingang, Hinweis aufs Formular, falls es eins gibt. Die SMS höchstens 160 Zeichen.
4. Antwort auf eine Absage oder Umbuchung: Bestätigung, dass der alte Termin storniert ist, und ein neuer Termin oder ein Link, um einen zu finden.
5. Nach einem No-Show, am selben Tag: freundlich, ohne Vorwurf, mit Link zum neuen Termin. Eine Ausfallgebühr nur erwähnen, wenn es eine vereinbarte gibt, und weise mich dann darauf hin, die Regel vorher prüfen zu lassen.

Regeln
- Jede Erinnerung lässt eine Antwort zu, damit Absagen bei uns ankommen und wir den Platz neu vergeben können.
- Kurze Sätze, freundlich, kein drohender Ton, keine Ausrufezeichen, keine Gedankenstriche.
- Platzhalter für Name, Datum und Uhrzeit so, wie meine Terminsoftware sie erwartet. Wo du etwas nicht weißt, setz einen [Platzhalter in eckigen Klammern].
- WhatsApp und SMS nur, wenn ich gesagt habe, dass eine Einwilligung vorliegt. Sonst alles per Mail.
- Erfinde keine Zahlen, Regeln oder Gebühren.
- Ist mein Betrieb eine Klinik oder Praxis: keine Rabatte, keine Geschenke und keine Heilversprechen (Heilmittelwerbegesetz).

Zum Schluss: eine Tabelle mit Nachricht, Kanal, Zeitpunkt und Auslöser für meine Terminsoftware. Und ein Vorschlag für einen Test über 4 Wochen, mit dem ich sehe, ob die neuen Erinnerungen weniger leere Termine bringen.